Europäische Union Brüssel, den 16. Okt. 1995
Der Rat
11637/ 95
Limité
Europol 110
(Am 14. Oktober 1995 vom Ausschuß der Ständigen Vertreter angenommen und dem Rat zur Annahme empfohlen.)
ENTWURF DER GESCHÄFTSORDNUNG DES VERWALTUNGSRATES
DER VERWALTUNGSRAT –
GESTÜTZT AUF das Übereinkommen über die Errichtung eines Europäischen Poli-zeiamts (EUROPOL-Übereinkommen), insbesondere auf Artikel 28 Absatz 7
GIBT SICH FOLGENDE GESCHÄFTSORDNUNG:
Artikel 1
Zusammensetzung des Verwaltungsrates
(1) Die ordentlichen und die stellvertretenden Mitglieder des Verwaltungsrates (im folgenden „Mitglieder“ genannt) sind gemäß Artikel 28 Absätze 2 und 3 des Europol-Übereinkommens in den Zuständigkeitsbereichen des Verwaltungsrates mit den erforderlichen Befugnissen ausgestattet.
(2) In den Sitzungen des Verwaltungsrates können sich dessen Mitglieder, der Direktor von Europol und der Vertreter der Kommission der Europäischen Gemeinschaften von Sachverständigen, deren Anzahl vom Vorsitzenden des Verwaltungsrates festgesetzt wird, begleiten und beraten lassen.
(3) Jeder Mitgliedstaat notifiziert dem Direktor von Europol und dem Sekretär/ der Sekretärin des Verwaltungsrates die Ernennung und das Ausscheiden des ordentlichen oder des stellvertretenden Mitglieds des Verwaltungsrates.
Artikel 2
Administrative Unterstützung des Verwaltungsrates
(1) Der Verwaltungsrat erhält die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderliche administrative Unterstützung. Diese Unterstützung erfolgt durch Europol; um eine reibungslose Unterstützung sicherzustellen, wählt der Verwaltungsrat unter den Mitarbeitern von Europol, die nicht der Leitung angehören, einen Sekretär/ eine Sekretärin aus, der/ die die von dem Verwaltungsrat festgelegten Voraussetzungen erfüllt; dabei werden folgende Kriterien angewandt:
a) Eignung für das Amt;
b) administrative Einstufung, die vom Verwaltungsrat festgelegt wird;
c) Verfügbarkeit für das Amt.
Der Sekretär/ die Sekretärin nimmt die Aufgaben wahr, die ihm/ ihr vom Verwaltungsrat, vor dem er/ sie für deren Erfüllung verantwortlich ist, übertragen werden. Jedoch kann er/ sie sie mit Zustimmung des Verwaltungsrates und unter dessen Verantwortung wahrnehmen.
Die Dauer der Amtszeit des Sekretärs/ der Sekretärin wird vom Verwaltungsrat festgelegt, der die Bestellung widerrufen oder verlängern kann.
(2) Jeder neue Vorsitz überprüft die Unterlagen des Verwaltungsrates und erstellt hierüber ein Protokoll, das er dem Verwaltungsrat in dessen erster ordentlicher Sitzung zur Billigung unterbreitet.
Artikel 3
Vorsitz des Verwaltungsrates
Der Vorsitzende des Verwaltungsrates stellt die vorläufige Tagesordnung für die Sitzungen auf und führt in ihnen den Vorsitz.
Artikel 4
Arbeitsweise des Verwaltungsrates
(1) Der Verwaltungsrat hält unter jedem Vorsitz mindestens eine ordentliche Sitzung ab, die vom Vorsitzenden einberufen wird.
(2) Hält es der Vorsitzende aufgrund der Umstände für erforderlich, so kann er von sich aus oder auf Antrag eines Drittels der Mitglieder des Verwaltungsrates eine Sitzung des Verwaltungsrates einberufen. Wird die Sitzung von einem Mitgliedstaat, von der Kommission oder von dem Direktor von Europol beantragt, so konsultiert der Vorsitzende die übrigen Mitglieder und beruft die Sitzung bei Zustimmung eines Drittels der Mitglieder ein.
In den in Unterabsatz 1 aufgeführten Fällen hat der Vorsitzende die Sitzung innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Antrags einzuberufen.
(3) Der Verwaltungsrat kann zwecks Anhörung zu einem Punkt der Tagesordnung Personen laden, die in dem zu behandelnden Bereich über besondere Sachkenntnis verfügen.
(4) Bei Fragen, für die der Verwaltungsrat die Einberufung einer Plenarsitzung nicht als erforderlich erachtet, kann er einen oder mehrere Ad-hoc-Ausschüsse einsetzen, wobei er die Mitgliederzahl entsprechend den zu erledigenden Aufgaben festlegt. Dieser Ausschuß/ diese Ausschüsse, in dem/ denen der Vorsitzende des Verwaltungsrates den Vorsitz führt, wird/ werden aufgelöst, sobald die Arbeiten, für die er/ sie eingesetzt wurde(n), durchgeführt worden sind.
Artikel 5
Tagesordnung
(1) Der Vorsitzende des Verwaltungsrates stellt die vorläufige Tagesordnung für jede Sitzung auf. Diese wird den anderen Verwaltungsratsmitgliedern, der Kommission und dem Direktor von Europol vom Sekretär/ von der Sekretärin spätestens vierzehn Tage vor Beginn der Sitzung übersandt. Wird eine außerordentliche Sitzung einberufen, so wird die Tagesordnung im Laufe der Woche übermittelt, die der Sitzung vorausgeht.
(2) Die vorläufige Tagesordnung enthält die Punkte, deren Aufnahme von einem Mitglied des Verwaltungsrates, von der Kommission der Europäischen Gemein-schaften oder vom Direktor von Europol beantragt worden ist; die diesbezüglichen Unterlagen müssen spätestens sechzehn Tage vor Beginn der betreffenden Sitzung am Sitz von Europol eingegangen sein.
(3) In die vorläufige Tagesordnung können nur Punkte aufgenommen werden, für die die entsprechenden Unterlagen den Mitgliedern des Verwaltungsrates, der Kommission und dem Direktor von Europol spätestens am Tage der Übersendung der Tagesordnung übermittelt werden.
(4) Zu Beginn der Sitzung nimmt der Verwaltungsrat die Tagesordnung mit einfacher Mehrheit an.
Artikel 6
Beratungen des Verwaltungsrates
(1) Der Verwaltungsrat ist beschlußfähig, wenn drei Viertel seiner Mitglieder anwesend sind. Ist die Beschlußfähigkeit nicht gegeben, so erklärt der Vorsitzende die Sitzung für geschlossen und beraumt zum frühest möglichen Termin eine neue Sitzung an. In dieser neu anberaumten Sitzung ist der Verwaltungsrat beschlußfähig, wenn zwei Drittel seiner Mitglieder anwesend sind.
(2) Der Vorsitzende leitet die Sitzung und erteilt zunächst denjenigen Mitgliedern das Wort, die einen Antrag zum Verfahren oder einen Antrag auf Ablehnung einer Aussprache wegen Unzulässigkeit stellen wollen.
(3) Der Verwaltungsrat berät und beschließt nur auf der Grundlage von Schriftstücken und Entwürfen, die in den Amtssprachen der Europäischen Union vorliegen, soweit er nicht aus Dringlichkeitsgründen einstimmig anders entscheidet.
Artikel 7
Abstimmungen in den Sitzungen des Verwaltungsrates
(1) Die Abstimmung im Verwaltungsrat erfolgt auf Veranlassung des Vorsitzenden; der Vorsitzende ist ferner verpflichtet, auf Antrag eines Mitglieds ein Abstimmungsverfahren einzuleiten, sofern sich die Mehrheit der Mitglieder dafür ausspricht.
(2) Das Stimmrecht kann nur auf das stellvertretende Mitglied des betreffenden Staates übertragen werden.
(3) Für jeden vom Verwaltungsrat gefaßten Beschluß wird die Stimmverteilung angegeben. Auf Antrag der überstimmten Minderheit ist dem Beschluß ein Vermerk über die von dieser Minderheit vertretenen Ansichten beizufügen. Es wird durch Handzeichen abgestimmt; wird das Ergebnis dieser Abstimmung angefochten, so wird namentlich abgestimmt.
Über Beschlüsse und Ernennungen wird geheim abgestimmt, wenn eines der Mit-glieder dies beantragt oder der Vorsitzende dies beschließt. Im Falle einer geheimen Abstimmung zählt der Vorsitzende zusammen mit zwei weiteren Mitgliedern des Verwaltungsrates die Stimmen aus. Der Vorsitzende verkündet das Ergebnis unverzüglich. Der Vorsitzende kann einem Mitglied des Verwaltungsrates gestatten, kurz die Gründe für sein Stimmverhalten darzulegen.
Artikel 8
Annahme von Entscheidungen
(1) Bei Entscheidungen des Verwaltungsrates, für die nach dem Übereinkommen oder dieser Geschäftsordnung Einstimmigkeit oder die qualifizierte Zweidrittelmehrheit nicht erforderlich ist, genügt die einfache Mehrheit.
In den vom Verwaltungsrat angenommenen Beschlüssen oder Entscheidungen wird die Stimmverteilung angegeben, es sei denn, es handelte sich um eine geheime Abstimmung gemäß Artikel 7.
(2) Für die Einsetzung von Ad-hoc-Ausschüssen durch den Verwaltungsrat ist die Zustimmung von zwei Dritteln der anwesenden Verwaltungsratsmitglieder erforderlich.
(3) Über Anträge zum Verfahren, die die Absetzung eines Punktes von der Tagesordnung oder die Aufnahme eines Punktes in die Tagesordnung zum Gegenstand haben, ist vor Eröffnung der Aussprache abzustimmen.
(4) Betrifft ein Antrag zum Verfahren mehrere Punkte, so ist er auf Antrag in einzelne Teile aufzugliedern.
(5) Beziehen sich mehrere Anträge zum Verfahren auf den gleichen Punkt, so wird zuerst über den Antrag abgestimmt, der am weitesten geht. Im Falle von Änderungsanträgen wird erst über den Antrag abgestimmt, der sich vom ursprünglichen Text am weitesten entfernt. Handelt es sich um einen Änderungsantrag zu einem Änderungsantrag, so wird zuerst über den Antrag mit der umfangreichsten Änderung abgestimmt. Die Schlußabstimmung erfolgt über die Textfassung, die sich aus den vorherigen Abstimmungen ergibt.
Artikel 9
Sitzungsprotokolle
Über jede Sitzung des Verwaltungsrates wird ein Protokoll angefertigt, das folgendes umfaßt:
– Anwesenheitsliste
– Sitzungsbericht
– Beschlüsse des Verwaltungsrates unter Angabe der Stimmverteilung für jede Abstimmung.
Das Protokoll wird vom Verwaltungsrat in seiner nächsten Sitzung genehmigt.
Der Protokollentwurf wird dem Verwaltungsrat nur dann zur Genehmigung unter-breitet, wenn er den Mitgliedern mindestens vier Wochen vor der nächsten Sitzung übersandt worden ist. Der Protokollentwurf wird ferner dem Direktor von Europol und dem Vertreter der Kommission für die Sitzungen, an denen dieser teilnimmt, übermittelt. Der Protokollentwurf für die Sitzungen, an denen der Vertreter der Kommission nicht teilgenommen hat, wird diesem auf Beschluß des Verwaltungsrates übermittelt.
Ist das genannte Dokument nicht rechtzeitig zugeleitet worden, so wird die Genehmigung bis zur darauffolgenden Sitzung des Verwaltungsrates zurückgestellt.
Änderungsanträge zum Protokollentwurf sind dem Vorsitzenden spätestens zwei Stunden vor Beginn der Sitzung, in der der Entwurf genehmigt werden soll, schriftlich vorzulegen.
Das genehmigte Protokoll wird vom Vorsitzenden des Verwaltungsrates und vom Sekretär/ von der Sekretärin unterzeichnet.
Liegt zwischen zwei Sitzungen des Verwaltungsrates eine größere Zeitspanne, so können die Mitglieder des Verwaltungsrates im Wege des schriftlichen Verfahrens ihre Bemerkungen übermitteln oder ihre Zustimmung erteilen.
Artikel 10
Jahresbericht
(1) Der Jahresbericht über die Tätigkeit von Europol wird vom Verwaltungsrat jeweils im ersten Halbjahr des folgenden Kalenderjahres einstimmig verabschiedet. Im vorausgehenden Halbjahr verabschiedet der Verwaltungsrat den in Artikel 28 Absatz 10 des Europol-Übereinkommens genannten Bericht über die voraussichtlichen Tätigkeiten von Europol.
Beide Berichte werden von der Leitung von Europol so rechtzeitig erstellt, daß die in Unterabsatz 1 festgelegten Fristen eingehalten werden können.
(2) Der Bericht muß folgendes umfassen:
A. Einleitung
B. Stand der Verwirklichung der Ziele im Berichtsjahr
– Tätigkelten
– Ausgaben zu Lasten des Haushalts
– Personal- und Mittelbedarf
C. Prüfung künftiger Ziele
– Kurzfristige Ausgaben
– Mittelfristige Ausgaben
D. Schlußfolgerungen
(3) Der Verwaltungsrat verabschiedet gemäß Artikel 34 des Übereinkommens im ersten Quartal eines jeden Jahres einen jährlichen Sonderbericht, der Auszüge aus den Abschnitten A und B nach Absatz 2 enthält und der dem Europäischen Parlament vom Vorsitz des Rates übermittelt wird.
Artikel 11
Schriftverkehr
Die Schreiben an den Verwaltungsrat sind an den Sitz von Europol zu Händen des Vorsitzenden des Verwaltungsrates zu übersenden. Für die Abwicklung des Schriftverkehrs ist der Sekretär/ die Sekretärin zuständig.
Artikel 12
Ausgaben für die Teilnahme an Verwaltungsratssitzungen
(1) Europol übernimmt die Reisekosten für die Verwaltungsratsmitglieder und für höchstens zwei Sachverständige je Mitgliedsstaat, die an den Sitzungen teilnehmen. Jeder Mitgliedsstaat übernimmt die Unterbringungskosten für seinen Vertreter und seine Sachverständigen. Die Kosten für weitere Sachverständige sind von den Mitgliedsstaaten zu tragen.
(2) Die Ausgaben der Sachverständigen, die den Verwaltungsrat beraten, gehen gemäß Artikel 4 Absatz 3 zu Lasten von Europol.
Artikel 13
Inkrafttreten der Geschäftsordnung
Diese Geschäftsordnung tritt am Tage nach ihrer Verabschiedung durch den Ver-waltungsrat in Kraft.
Artikel 14
Revision der Geschäftsordnung
Im Fall der Revision dieser Geschäftsordnung läßt der/ die Sekretär/in sämtlichen Verwaltungsratsmitgliedern, dem Direktor von Europol und der Kommission der Europäischen Gemeinschaften die überarbeitete Fassung zukommen. Diese neue Geschäftsordnung tritt am Tage nach ihrer Verabschiedung in Kraft.